Manual Penggunaan
Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source
Yayasan Pendidikan Contoh β SD & SMP SAS
Daftar Isi
- Bagian A β Pendahuluan
- A.1 Tentang Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source
- A.2 Peran dan Hak Akses
- A.3 Memulai
- A.4 Konsep Penting untuk Semua Pengguna
- Bagian B β Prosedur Penggunaan per Modul
- B.1 Master Data
- B.2 Jurnal Umum
- B.3 Kas & Bank
- B.4 Piutang Siswa (SPP)
- B.5 Anggaran (RKAT)
- B.6 Laporan Keuangan
- B.7 Dashboard dan Jejak Audit
- B.8 Rutinitas Periodik (Checklist)
- Bagian C β Prosedur dan Perlakuan Akuntansi
- C.1 Kebijakan Akuntansi Ringkas
- C.2 Pengakuan Pendapatan SPP (PSAK 72)
- C.3 CKPN Piutang Siswa (PSAK 71)
- C.4 Transaksi Antar-Unit
- C.5 Sumbangan/Hibah Terikat
- C.6 Beban Gaji, PPh 21 & BPJS
- C.7 Penyusutan & Imbalan Pascakerja (PSAK 24)
- C.8 Tutup Buku Tahunan
- C.9 Keringanan & Beasiswa SPP
- Bagian D β Lampiran
- D.1 Bagan Akun Lengkap
- D.2 Matriks Peran & Kewenangan
- D.3 Glosarium
- D.4 FAQ & Pemecahan Masalah
- D.5 Pengembangan Selanjutnya
- D.6 Informasi Versi & Kontak
Bagian A β Pendahuluan
Bagian ini memperkenalkan Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source: untuk apa sistem ini, siapa saja penggunanya, cara masuk pertama kali, dan konsep dasar yang perlu dipahami setiap pengguna sebelum mulai bekerja. Tidak diperlukan latar belakang akuntansi untuk membaca bagian ini.
A.1 Tentang Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source
Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source (Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi) adalah aplikasi web untuk mengelola pembukuan Yayasan Pendidikan Contoh beserta unit-unit di bawahnya secara terpusat, rapi, dan dapat diaudit. Sistem mencatat setiap transaksi keuangan, menjaga agar pembukuan selalu seimbang, dan menghasilkan laporan keuangan sesuai standar yang berlaku untuk entitas nirlaba.
Cakupan unit
SAS membukukan tiga unit kerja sekaligus dan menyajikannya secara terpisah maupun gabungan (konsolidasi):
- Yayasan Pusat β entitas induk yang menaungi dan mendanai unit.
- SD SAS β perguruan tinggi (segmen/unit kerja).
- SMP SAS β perguruan tinggi (segmen/unit kerja).
Di pojok kanan atas layar, Anda dapat memilih melihat data satu unit tertentu atau Konsolidasi β semua unit. Saat konsolidasi, transaksi antar-unit otomatis saling menghapus (eliminasi) agar tidak terjadi penghitungan ganda.
Prinsip utama sistem
- Berpasangan (double-entry). Setiap jurnal harus seimbang: total sisi Debit sama dengan total sisi Kredit. Sistem menolak jurnal yang tidak seimbang.
- Multi-unit dengan eliminasi. Setiap baris jurnal wajib menyebut unit. Akun antar-unit (mis. Piutang/Utang Antar-Unit) dieliminasi saat konsolidasi.
- Persetujuan berjenjang. Transaksi dibuat oleh satu peran, lalu disetujui peran lain sebelum benar-benar memengaruhi saldo.
- Jejak audit. Setiap tindakan penting (buat, ajukan, setujui, tolak, balik, login, ganti sandi) dicatat lengkap dengan pelaku dan waktunya.
- Sesuai ISAK 35. Laporan keuangan disajikan untuk entitas nirlaba, dengan klasifikasi aset neto tanpa/dengan pembatasan.
A.2 Peran dan Hak Akses
Setiap pengguna memiliki satu peran yang menentukan menu dan tindakan yang boleh dilakukannya. Pembagian peran ini menegakkan prinsip persetujuan berjenjang β misalnya, orang yang membuat jurnal umumnya bukan orang yang menyetujuinya.
- Administrator β mengelola data acuan (bagan akun, unit, periode, pengguna), backup, dan seluruh fungsi sistem.
- Staf Akuntansi β pencatat utama: jurnal, kas, piutang, pajak, anggaran.
- Kasir β mencatat penerimaan dan pengeluaran kas harian tanpa perlu memahami debit/kredit.
- Bendahara β menyetujui jurnal & transaksi kas, rekonsiliasi, dan proses bulanan.
- Kepala Unit β memantau laporan dan kinerja unitnya.
- Pengurus Yayasan β mengesahkan anggaran (RKAT), menyetujui, dan memantau seluruh yayasan.
Matriks berikut merangkum kewenangan tiap peran. Tanda β berarti berwenang.
| KEWENANGAN | Admin | Staf Akuntansi | Kasir | Bendahara | Kepala Unit | Pengurus Yayasan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Input jurnal / kas | β | β | β | β | Β· | Β· |
| Setujui & posting jurnal | β | Β· | Β· | β | Β· | β |
| Rekonsiliasi bank | β | β | Β· | β | Β· | Β· |
| Kelola siswa & tagihan | β | β | Β· | β | Β· | Β· |
| Catat pembayaran SPP | β | β | β | β | Β· | Β· |
| Proses CKPN & amortisasi | β | β | Β· | β | Β· | Β· |
| Susun anggaran RKAT | β | β | Β· | β | Β· | Β· |
| Sahkan anggaran RKAT | β | Β· | Β· | Β· | Β· | β |
| Potong & setor pajak | β | β | Β· | β | Β· | Β· |
| Kelola master data & COA | β | β | Β· | Β· | Β· | Β· |
| Kunci / buka periode | β | Β· | Β· | β | Β· | β |
| Tutup buku tahunan | β | Β· | Β· | β | Β· | β |
| Backup database | β | Β· | Β· | Β· | Β· | Β· |
| Lihat semua laporan & dashboard | β | β | β | β | β | β |
| Lihat jejak audit | β | Β· | Β· | Β· | Β· | β |
β = berwenang. Sumber: konfigurasi computePerms() & requireRole() di kode.
Tabel A.1 β Matriks peran Γ kewenangan.
A.3 Memulai
Masuk ke sistem (login)
- Buka alamat SAS di peramban (mis. https://sas.sekolah.example).
- Masukkan email dan kata sandi yang diberikan Administrator.
- Klik Masuk. Bila benar, Anda diarahkan ke Dashboard.
Mengenal tata letak
Setelah masuk, layar terbagi menjadi tiga bagian utama. Nomor pada gambar merujuk penjelasan di bawahnya.
- Menu samping (sidebar) β seluruh modul, dikelompokkan menjadi Transaksi, Pelaporan, dan Pengaturan. Menu yang tampil menyesuaikan peran Anda.
- Pemilih unit β berpindah antara satu unit dan tampilan Konsolidasi β semua unit.
- Ganti Sandi β mengubah kata sandi Anda sendiri (lihat di bawah).
- Kartu ringkasan & panel β angka kunci keuangan, termasuk kartu Menunggu Persetujuan yang menjadi pusat kerja para penyetuju.
Mengganti kata sandi
- Klik tombol Ganti Sandi di kanan atas.
- Isi kata sandi lama, lalu kata sandi baru (minimal 8 karakter) dan ulangi.
- Klik Simpan. Gunakan kata sandi baru pada login berikutnya.
A.4 Konsep Penting untuk Semua Pengguna
Status dokumen
Setiap jurnal/transaksi memiliki status yang menunjukkan posisinya dalam alur persetujuan:
- Draft β masih disusun; boleh diubah atau dihapus; belum memengaruhi saldo.
- Menunggu Persetujuan β sudah diajukan; menunggu keputusan penyetuju; belum memengaruhi saldo.
- Diposting β sudah disetujui dan memengaruhi saldo. Bersifat final.
- Dibalik β jurnal terposting yang dikoreksi melalui jurnal balik.
- Ditolak β pengajuan yang tidak disetujui, disertai alasan.
Mengapa jurnal yang sudah diposting tidak bisa diedit
Demi integritas dan keperluan audit, jurnal berstatus Diposting bersifat permanen β tidak dapat diubah atau dihapus. Bila terjadi kesalahan, koreksi dilakukan dengan membuat jurnal balik (reversal): sistem otomatis membentuk jurnal kebalikannya sehingga efek jurnal keliru ternetralkan, lalu Anda membuat jurnal yang benar. Dengan cara ini, riwayat asli tetap terlihat dan jejak koreksi terdokumentasi.
Kunci periode
Pembukuan dibagi per periode bulanan. Setelah sebuah periode direkonsiliasi dan ditutup, periode itu dikunci: tidak ada lagi jurnal yang boleh masuk ke tanggal dalam periode tersebut. Ini menjaga agar laporan yang sudah difinalisasi tidak berubah di kemudian hari. Jika Anda mencoba memposting ke periode terkunci, sistem menolaknya.
Bagian B β Prosedur Penggunaan per Modul
Bagian ini memandu tugas sehari-hari langkah demi langkah. Setiap prosedur mengikuti format seragam: Tujuan β Pelaku β Prasyarat β Langkah β Hasil β Kesalahan umum. Bagian ini dapat diikuti tanpa pendampingan, bahkan oleh pengguna baru.
B.1 Master Data
Master Data adalah data acuan yang dipakai seluruh modul: Bagan Akun, Unit, Periode, dan Pengguna. Menu ini umumnya dikelola Administrator/Staf Akuntansi. Buka melalui Pengaturan β Master Data, lalu pilih tab yang sesuai.
Prosedur B.1.1 β Menambah akun pada Bagan Akun (COA)
- Buka tab Bagan Akun. Daftar akun tampil berjenjang beserta saldo normal (D/K).
- Klik + Tambah akun.
- Isi kode, nama, pilih tipe (aset, liabilitas, aset neto, pendapatan, beban), saldo normal, dan induk akun bila ada.
- Klik Simpan.
Prosedur B.1.2 β Membuka atau mengunci periode
- Buka tab Periode. Setiap bulan menampilkan status terbuka/terkunci.
- Klik tombol kunci/buka pada baris bulan yang dituju.
- Konfirmasikan. Periode terkunci menolak jurnal baru bertanggal di dalamnya.
B.2 Jurnal Umum
Jurnal Umum adalah inti pembukuan. Alur bakunya: Draft β Ajukan β Setujui β Diposting, dengan koreksi hanya melalui jurnal balik.
Prosedur B.2.1 β Membuat dan mengajukan jurnal
- Buka Jurnal Umum β + Buat jurnal.
- Isi tanggal, unit, dan deskripsi transaksi.
- Tambahkan baris: pilih akun, unit, lalu isi nominal pada kolom Debit atau Kredit. Tambah baris sesuai kebutuhan.
- Pastikan total Debit = total Kredit (indikator seimbang di bawah tabel).
- Klik Ajukan persetujuan. Nomor jurnal otomatis diberikan saat diajukan.
Prosedur B.2.2 β Menyetujui atau menolak (Bendahara)
- Buka Jurnal Umum, klik baris berstatus Menunggu.
- Periksa akun dan nominal pada bukti jurnal.
- Klik Setujui & posting untuk memposting, atau Tolak disertai alasan.
Prosedur B.2.3 β Koreksi melalui jurnal balik & cetak voucher
- Buka detail jurnal terposting yang keliru.
- Klik Buat jurnal balik. Sistem membentuk jurnal kebalikannya dan mempostingnya.
- Buat jurnal baru yang benar (Prosedur B.2.1).
- Untuk arsip, klik Cetak voucher guna mencetak bukti jurnal yang rapi.
B.3 Kas & Bank
Modul ini untuk mencatat penerimaan/pengeluaran kas dan merekonsiliasi mutasi bank. Kasir dapat mencatat kas tanpa memahami debit/kredit β cukup memilih kategori.
Prosedur B.3.1 β Mencatat penerimaan kas (Kasir)
- Buka Kas & Bank β Penerimaan kas.
- Pilih rekening tujuan, tanggal, dan kategori penerimaan (mis. "Pendapatan pendaftaran").
- Isi jumlah dan catatan, lalu Simpan.
Prosedur B.3.2 β Rekonsiliasi bank dari CSV mutasi
- Buka Kas & Bank β Rekonsiliasi bank, pilih rekening.
- Unggah CSV mutasi. Petakan kolom (tanggal, keterangan, debit/kredit) sesuai format bank Anda.
- Klik Cocokkan otomatis β sistem memasangkan mutasi dengan transaksi bernominal sama dan tanggal Β±3 hari.
- Cocokkan sisanya secara manual; selesaikan selisih bila ada.
B.4 Piutang Siswa (SPP)
Mengelola tagihan SPP: data siswa, penerbitan tagihan massal, pembayaran, umur piutang (aging) & CKPN, serta pengakuan pendapatan bulanan.
Prosedur B.4.1 β Menambah & mengimpor siswa
- Buka Piutang SPP β Siswa.
- Untuk satu siswa: + Tambah siswa, isi data, Simpan.
- Untuk banyak sekaligus: klik Impor CSV, unduh templat bila perlu, pilih berkas, tinjau pratinjau, lalu Simpan.
Prosedur B.4.2 β Menerbitkan tagihan SPP massal
- Buka tab Generate tagihan massal.
- Isi semester, nominal, tanggal, jatuh tempo, dan tenor amortisasi.
- Pilih siswa sasaran (per unit/angkatan), lalu Terbitkan.
Prosedur B.4.3 β Mencatat pembayaran (lunas atau cicilan)
- Buka tab Daftar tagihan. Cari tagihan siswa.
- Klik Catat bayar pada baris tagihan.
- Isi jumlah (boleh sebagian untuk cicilan), rekening penerima, tanggal, metode. Klik Simpan.
Prosedur B.4.4 β Mencatat keringanan / beasiswa
- Buka tab Daftar tagihan, klik Keringanan pada baris tagihan.
- Pilih jenis: Potongan/diskon (kebijakan harga) atau Beasiswa.
- Isi jumlah (sebagian untuk parsial, atau seluruh sisa untuk penuh), tanggal, dan keterangan. Klik Simpan.
Prosedur B.4.5 β Membaca aging & memproses CKPN
- Buka tab Aging & CKPN. Piutang dikelompokkan per bucket umur dengan tarif cadangan yang dapat dikonfigurasi.
- Sesuaikan tarif per bucket bila kebijakan berubah.
- Klik Buat draft CKPN. Sistem membuat jurnal penyesuaian (D) Beban CKPN / (K) CKPN berstatus draft untuk ditinjau.
Prosedur B.4.6 β Menjalankan pengakuan pendapatan bulanan
- Buka tab Pengakuan pendapatan, pilih tahun dan bulan.
- Tinjau pratinjau jumlah yang akan diakui.
- Klik Jalankan. Sistem memindahkan porsi bulan tersebut dari Pendapatan Diterima di Muka ke Pendapatan SPP.
B.5 Anggaran (RKAT)
RKAT menetapkan pagu belanja per unit dengan alur Draft β Diajukan β Disahkan. Setelah disahkan, pagu ditegakkan pada posting beban.
Prosedur B.5.1 β Menyusun, mengajukan, mengesahkan RKAT
- Buka Anggaran (RKAT), pilih unit dan tahun di kanan atas.
- Saat status Draft: isi pagu tiap pos beban, lalu Ajukan RKAT.
- Pengurus Yayasan membuka halaman yang sama dan klik Sahkan RKAT.
B.6 Laporan Keuangan
SAS menyajikan empat laporan ISAK 35. Buka Laporan Keuangan, pilih jenis laporan, rentang tanggal, dan unit (atau Konsolidasi).
Prosedur B.6.1 β Menghasilkan & mengekspor laporan
- Pilih jenis: Posisi Keuangan, Penghasilan Komprehensif, Perubahan Aset Neto, atau Arus Kas.
- Atur periode dan pilih unit atau Konsolidasi β semua unit.
- Klik Export PDF (cetak) atau Export Excel sesuai kebutuhan.
B.7 Dashboard dan Jejak Audit
Dashboard merangkum kondisi keuangan; Jejak Audit menelusuri setiap perubahan.
Membaca dashboard
Kartu atas menampilkan Total Aset, Kas & Bank, Aset Neto, Surplus/Defisit YTD, Piutang Beredar (dengan CKPN), Serapan Anggaran, Siswa Aktif, dan jumlah dokumen Menunggu Persetujuan. Di bawahnya: kinerja per unit, umur piutang, tren penerimaan 12 bulan, dan status eliminasi antar-unit. Lihat Gambar A.2.
Menelusuri jejak audit
- Buka Jejak Audit.
- Saring berdasarkan entitas atau aksi, atau ketik kata kunci lalu Enter.
- Baca siapa melakukan apa dan kapan.
B.8 Rutinitas Periodik (Checklist)
Harian β Kasir
- Catat seluruh penerimaan & pengeluaran kas hari itu (B.3.1).
- Pastikan tidak ada transaksi tertunda di akhir hari.
- Serahkan bukti fisik ke Bendahara untuk persetujuan.
Bulanan β Staf Akuntansi
- Rekonsiliasi seluruh rekening bank (B.3.2).
- Jalankan pengakuan pendapatan SPP bulan berjalan (B.4.5).
- Tinjau aging dan buat draft CKPN bila perlu (B.4.4).
- Pastikan seluruh jurnal disetujui, lalu kunci periode (B.1.2).
- Hasilkan laporan bulanan (B.6.1) untuk pimpinan.
Tahunan β Bendahara/Pengurus
- Pastikan seluruh periode tahun berjalan terkunci.
- Jalankan tutup buku tahunan (memindahkan surplus/defisit ke aset neto) β lihat C.8.
- Pastikan backup terbaru tersedia (tab Backup Database).
Bagian C β Prosedur dan Perlakuan Akuntansi
Bagian ini ditujukan untuk Staf Akuntansi dan auditor. Ditulis lebih teknis, memuat kebijakan akuntansi ringkas dan contoh jurnal berangka. Setiap sub-bab ditutup kotak "Di SAS" yang menghubungkan perlakuan ke fitur konkret di aplikasi.
C.1 Kebijakan Akuntansi Ringkas
- Basis akrual. Pendapatan dan beban diakui saat terjadi, bukan saat kas diterima/dibayar.
- Penyajian ISAK 35. Sebagai entitas nirlaba, laporan terdiri atas Laporan Posisi Keuangan, Penghasilan Komprehensif, Perubahan Aset Neto, dan Arus Kas.
- Klasifikasi aset neto. Aset neto dipilah menjadi tanpa pembatasan dan dengan pembatasan dari pemberi sumber daya.
- Satuan & pembulatan. Nilai disimpan sebagai bilangan bulat (sen) untuk menghindari galat pembulatan, dan disajikan dalam format Rupiah.
C.2 Pengakuan Pendapatan SPP (PSAK 72)
SPP diterima di muka untuk masa manfaat satu semester, sehingga tidak langsung diakui sebagai pendapatan. Pendapatan diakui bertahap (amortisasi) selama tenor. Contoh: SPP Rp 12.000.000, tenor 6 bulan.
1) Penerbitan tagihan
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 1131 Piutang SPP Siswa | 12.000.000 | |
| (K) 2120 Pendapatan Diterima di Muka β SPP | 12.000.000 | |
| Total | 12.000.000 | 12.000.000 |
2) Penerimaan pembayaran
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 1121 Bank | 12.000.000 | |
| (K) 1131 Piutang SPP Siswa | 12.000.000 | |
| Total | 12.000.000 | 12.000.000 |
3) Amortisasi bulanan (Rp 12.000.000 Γ· 6 = Rp 2.000.000/bulan)
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 2120 Pendapatan Diterima di Muka β SPP | 2.000.000 | |
| (K) 4100 Pendapatan SPP | 2.000.000 | |
| Total | 2.000.000 | 2.000.000 |
C.3 CKPN Piutang Siswa (PSAK 71)
Cadangan Kerugian Penurunan Nilai (CKPN) memperkirakan piutang yang berpotensi tak tertagih, dihitung per bucket umur dengan tarif kebijakan:
| Bucket umur | Tarif | Contoh saldo | CKPN |
|---|---|---|---|
| Belum jatuh tempo | 0% | 18.000.000 | 0 |
| 1β30 hari | 5% | 16.500.000 | 825.000 |
| 31β60 hari | 10% | 21.000.000 | 2.100.000 |
| 61β90 hari | 25% | 15.000.000 | 3.750.000 |
| > 90 hari | 50% | 49.500.000 | 24.750.000 |
| Total | 120.000.000 | 31.425.000 |
Jurnal penyesuaian (menaikkan cadangan ke saldo yang ditargetkan):
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 5800 Beban CKPN | 31.425.000 | |
| (K) 1139 CKPN Piutang SPP (kontra-aset) | 31.425.000 | |
| Total | 31.425.000 | 31.425.000 |
C.4 Transaksi Antar-Unit
Dipakai saat satu unit menanggung/meminjamkan dana untuk unit lain. Kedua sisi dicatat dengan akun antar-unit. Contoh: Yayasan menalangi honor guru SD Rp 30.000.000.
Di sisi Yayasan (pemberi)
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 1140 Piutang Antar-Unit | 30.000.000 | |
| (K) 1122 Bank | 30.000.000 | |
| Total | 30.000.000 | 30.000.000 |
Di sisi SD (penerima)
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 5300 Honor Guru Luar Biasa | 30.000.000 | |
| (K) 2150 Utang Antar-Unit | 30.000.000 | |
| Total | 30.000.000 | 30.000.000 |
Saat konsolidasi, Piutang Antar-Unit (Rp 30.000.000) dan Utang Antar-Unit (Rp 30.000.000) saling menghapus menjadi nol β sehingga tidak membesarkan aset dan liabilitas gabungan secara semu.
C.5 Sumbangan/Hibah Terikat
Hibah dengan syarat penggunaan dicatat sebagai aset neto dengan pembatasan. Contoh: hibah beasiswa terikat Rp 75.000.000.
Penerimaan hibah terikat
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 1123 Bank | 75.000.000 | |
| (K) 4300 Hibah/Sumbangan Terikat dengan pembatasan | 75.000.000 | |
| Total | 75.000.000 | 75.000.000 |
Pelepasan pembatasan (saat syarat terpenuhi, mis. beasiswa disalurkan)
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) Aset Neto Dengan Pembatasan β pelepasan | 75.000.000 | |
| (K) Aset Neto Tanpa Pembatasan β pelepasan | 75.000.000 | |
| Total | 75.000.000 | 75.000.000 |
C.6 Beban Gaji, PPh 21 & BPJS
Pembayaran gaji melibatkan potongan yang menjadi utang kepada pihak ketiga. Contoh: gaji Rp 85.000.000, PPh 21 Rp 1.700.000, BPJS (bagian pegawai) Rp 3.000.000.
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 5100 Beban Gaji & Tunjangan | 85.000.000 | |
| (K) 2130 Utang PPh 21 | 1.700.000 | |
| (K) 2140 Utang BPJS | 3.000.000 | |
| (K) 1121 Bank (dibayarkan neto) | 80.300.000 | |
| Total | 85.000.000 | 85.000.000 |
Utang PPh 21 kemudian disetor ke kas negara (mengurangi utang dan bank). Untuk honorarium bukan pegawai tetap, pemotongan PPh 21 dilakukan melalui modul Pajak.
C.7 Penyusutan & Imbalan Pascakerja (PSAK 24)
Penyusutan aset tetap (berkala)
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 5700 Beban Penyusutan | 18.000.000 | |
| (K) 1290 Akumulasi Penyusutan (kontra-aset) | 18.000.000 | |
| Total | 18.000.000 | 18.000.000 |
Provisi imbalan pascakerja (PSAK 24)
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 5xxx Beban Imbalan Pascakerja | 10.000.000 | |
| (K) 2210 Provisi Imbalan Pascakerja | 10.000.000 | |
| Total | 10.000.000 | 10.000.000 |
C.8 Tutup Buku Tahunan
Pada akhir tahun, akun nominal (pendapatan & beban) ditutup ke aset neto sehingga saldo awal tahun berikutnya nol. Secara ringkas, surplus/defisit tiap unit dipindahkan:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 4xxx Seluruh Pendapatan | xxx | |
| (K) 5xxx Seluruh Beban | xxx | |
| (K) 3100/3200 Aset Neto (surplus) | selisih | |
| Total | xxx | xxx |
Pendapatan/beban dengan pembatasan ditutup ke Aset Neto Dengan Pembatasan; sisanya ke Aset Neto Tanpa Pembatasan.
C.9 Keringanan & Beasiswa SPP
SPP dapat berbeda antar siswa karena potongan (kebijakan harga) atau beasiswa (parsial/penuh, didanai yayasan/sekolah maupun donor). Prinsipnya: tagih bruto, lalu catat keringanan sebagai transaksi tersendiri lewat modul Piutang β sehingga jumlah potongan/beasiswa terlihat di laporan dan buku besar Piutang tetap cocok dengan rincian tagihan. Contoh SPP bruto Rp 12.000.000.
Potongan / diskon (kebijakan harga) β kontra-pendapatan
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 4150 Potongan / Keringanan SPP | 2.000.000 | |
| (K) 1131 Piutang SPP Siswa | 2.000.000 | |
| Total | 2.000.000 | 2.000.000 |
4150 adalah kontra-pendapatan (saldo debit) sehingga mengurangi Pendapatan SPP β pendapatan neto = bruto β potongan.
Beasiswa (didanai yayasan/sekolah) β beban
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| (D) 5350 Beban Beasiswa | 5.000.000 | |
| (K) 1131 Piutang SPP Siswa | 5.000.000 | |
| Total | 5.000.000 | 5.000.000 |
Pendapatan SPP tetap diakui penuh (bruto) lewat amortisasi; beasiswa tampil sebagai beban terpisah β transparan berapa yayasan menyubsidi. Siswa membayar sisa (parsial) atau nol (penuh). Beasiswa dari donor eksternal memakai jurnal yang sama (Beban Beasiswa), dengan penerimaan hibah & pelepasan pembatasan dicatat terpisah (lihat C.5).
Bagian D β Lampiran
D.1 Bagan Akun Lengkap
Daftar seluruh akun (Chart of Accounts) yang aktif di sistem. Tabel ini digenerate otomatis dari basis data sehingga selalu mencerminkan kondisi terbaru.
| KODE | NAMA AKUN | TIPE | SALDO NORMAL | DAPAT DIPOSTING | SIFAT |
|---|---|---|---|---|---|
| 1000 | ASET | aset | D | β | β |
| 1100 | Aset Lancar | aset | D | β | β |
| 1110 | Kas | aset | D | β | β |
| 1111 | Kas Besar | aset | D | Ya | β |
| 1112 | Kas Kecil | aset | D | Ya | β |
| 1120 | Bank | aset | D | β | β |
| 1121 | Bank Mandiri β SPP SD | aset | D | Ya | β |
| 1122 | Bank BSI β Operasional Yayasan | aset | D | Ya | β |
| 1123 | Bank BNI β SMP | aset | D | Ya | β |
| 1124 | Rekening BOS | aset | D | Ya | β |
| 1130 | Piutang | aset | D | β | β |
| 1131 | Piutang SPP Siswa | aset | D | Ya | β |
| 1139 | CKPN Piutang SPP | aset | K | Ya | kontra |
| 1140 | Piutang Antar-Unit | aset | D | Ya | antar-unit |
| 1200 | Aset Tetap | aset | D | β | β |
| 1210 | Tanah | aset | D | Ya | β |
| 1220 | Gedung & Bangunan | aset | D | Ya | β |
| 1230 | Peralatan & Mesin | aset | D | Ya | β |
| 1290 | Akumulasi Penyusutan | aset | K | Ya | kontra |
| 2000 | LIABILITAS | liabilitas | K | β | β |
| 2100 | Liabilitas Jangka Pendek | liabilitas | K | β | β |
| 2110 | Utang Usaha | liabilitas | K | Ya | β |
| 2120 | Pendapatan Diterima di Muka β SPP | liabilitas | K | Ya | β |
| 2130 | Utang PPh 21 | liabilitas | K | Ya | β |
| 2135 | Utang PPh 23 | liabilitas | K | Ya | β |
| 2140 | Utang BPJS | liabilitas | K | Ya | β |
| 2150 | Utang Antar-Unit | liabilitas | K | Ya | antar-unit |
| 2200 | Liabilitas Jangka Panjang | liabilitas | K | β | β |
| 2210 | Provisi Imbalan Pascakerja | liabilitas | K | Ya | β |
| 3000 | ASET NETO | aset_neto | K | β | β |
| 3100 | Aset Neto Tanpa Pembatasan | aset_neto | K | Ya | neto:tanpa |
| 3200 | Aset Neto Dengan Pembatasan | aset_neto | K | Ya | neto:dengan |
| 3300 | Surplus (Defisit) Tahun Berjalan | aset_neto | K | Ya | neto:tanpa |
| 4000 | PENDAPATAN | pendapatan | K | β | β |
| 4100 | Pendapatan SPP | pendapatan | K | Ya | β |
| 4150 | Potongan / Keringanan SPP | pendapatan | D | Ya | kontra |
| 4200 | Pendapatan Pendaftaran | pendapatan | K | Ya | β |
| 4210 | Pendapatan Uang Pangkal / Gedung | pendapatan | K | Ya | neto:tanpa |
| 4300 | Hibah / Sumbangan Terikat | pendapatan | K | Ya | neto:dengan |
| 4310 | Pendapatan Bantuan Operasional Sekolah (BOS) | pendapatan | K | Ya | neto:dengan |
| 4400 | Sumbangan Tidak Terikat | pendapatan | K | Ya | neto:tanpa |
| 4900 | Pendapatan Lain-lain | pendapatan | K | Ya | β |
| 5000 | BEBAN | beban | D | β | β |
| 5100 | Beban Gaji & Tunjangan | beban | D | Ya | β |
| 5200 | Beban BPJS | beban | D | Ya | β |
| 5300 | Honor Guru Luar Biasa | beban | D | Ya | β |
| 5350 | Beban Beasiswa | beban | D | Ya | β |
| 5400 | Beban Operasional | beban | D | Ya | β |
| 5410 | Belanja Buku & Bahan Ajar | beban | D | Ya | β |
| 5420 | Belanja Kegiatan Pembelajaran | beban | D | Ya | β |
| 5500 | Beban Listrik, Air & Internet | beban | D | Ya | β |
| 5600 | Beban Pemeliharaan | beban | D | Ya | β |
| 5700 | Beban Penyusutan | beban | D | Ya | β |
| 5800 | Beban CKPN | beban | D | Ya | β |
| 5900 | Beban Akreditasi | beban | D | Ya | β |
Dihasilkan otomatis dari basis data β 55 akun. Perbarui dengan npm run docs:manual.
D.2 Matriks Peran & Kewenangan
Rangkuman kewenangan tiap peran, digenerate dari konfigurasi sistem.
| KEWENANGAN | Admin | Staf Akuntansi | Kasir | Bendahara | Kepala Unit | Pengurus Yayasan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Input jurnal / kas | β | β | β | β | Β· | Β· |
| Setujui & posting jurnal | β | Β· | Β· | β | Β· | β |
| Rekonsiliasi bank | β | β | Β· | β | Β· | Β· |
| Kelola siswa & tagihan | β | β | Β· | β | Β· | Β· |
| Catat pembayaran SPP | β | β | β | β | Β· | Β· |
| Proses CKPN & amortisasi | β | β | Β· | β | Β· | Β· |
| Susun anggaran RKAT | β | β | Β· | β | Β· | Β· |
| Sahkan anggaran RKAT | β | Β· | Β· | Β· | Β· | β |
| Potong & setor pajak | β | β | Β· | β | Β· | Β· |
| Kelola master data & COA | β | β | Β· | Β· | Β· | Β· |
| Kunci / buka periode | β | Β· | Β· | β | Β· | β |
| Tutup buku tahunan | β | Β· | Β· | β | Β· | β |
| Backup database | β | Β· | Β· | Β· | Β· | Β· |
| Lihat semua laporan & dashboard | β | β | β | β | β | β |
| Lihat jejak audit | β | Β· | Β· | Β· | Β· | β |
β = berwenang. Sumber: konfigurasi computePerms() & requireRole() di kode.
D.3 Glosarium
- Aset neto
- Kekayaan bersih entitas nirlaba (setara "ekuitas"), dipilah menjadi tanpa pembatasan dan dengan pembatasan dari pemberi dana.
- Double-entry (berpasangan)
- Prinsip bahwa setiap transaksi dicatat pada dua sisi (debit dan kredit) dengan jumlah sama.
- Saldo normal
- Sisi (Debit/Kredit) tempat suatu akun bertambah. Aset & beban normal Debit; liabilitas, aset neto, & pendapatan normal Kredit.
- Jurnal balik (reversal)
- Jurnal kebalikan untuk menetralkan jurnal terposting yang keliru β cara satu-satunya mengoreksi tanpa mengubah riwayat.
- Periode terkunci
- Bulan pembukuan yang telah ditutup dan tidak menerima jurnal baru.
- Konsolidasi
- Penggabungan laporan seluruh unit menjadi satu, setelah transaksi antar-unit dieliminasi.
- Eliminasi antar-unit
- Penghapusan saldo yang timbul dari transaksi antar-unit (mis. Piutang vs Utang Antar-Unit) agar tidak dihitung ganda saat konsolidasi.
- Pendapatan diterima di muka
- Kas/tagihan yang diterima untuk jasa yang belum diberikan (mis. SPP satu semester); liabilitas yang diakui menjadi pendapatan bertahap.
- Amortisasi pendapatan
- Pengakuan pendapatan secara bertahap selama masa manfaat (PSAK 72).
- Aging (umur piutang)
- Pengelompokan piutang menurut lama tunggakan sejak jatuh tempo.
- CKPN
- Cadangan Kerugian Penurunan Nilai β estimasi piutang tak tertagih (PSAK 71), disajikan sebagai kontra-aset.
- Kontra-akun
- Akun yang mengurangi akun lain (mis. Akumulasi Penyusutan mengurangi Aset Tetap; CKPN mengurangi Piutang).
- RKAT
- Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan β pagu belanja per unit.
- Pagu
- Batas anggaran suatu pos belanja.
- ISAK 35
- Standar penyajian laporan keuangan entitas berorientasi nonlaba.
D.4 FAQ & Pemecahan Masalah
D.5 Pengembangan Selanjutnya
Fitur berikut belum tersedia dan direncanakan pada pengembangan berikutnya:
- Modul aset tetap & penyusutan otomatis (kini via Jurnal Umum berkala).
- Modul penggajian (payroll) penuh massal (kini gaji dicatat via Jurnal Umum).
- Pelepasan pembatasan aset neto secara otomatis saat syarat terpenuhi.
- Notifikasi (dalam aplikasi/email) untuk dokumen yang menunggu persetujuan.
- Integrasi e-Bupot/e-Faktur dan pembuatan berkas SPT masa pajak.
- Pemulihan (restore) backup mandiri dari antarmuka.
D.6 Informasi Versi & Kontak
| Dokumen | Manual Penggunaan Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source |
| Versi dokumen | 1.0 |
| Aplikasi | Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source β Sistem Informasi Keuangan & Akuntansi |
| Untuk | Yayasan Pendidikan Contoh (SD & SMP SAS) |
| Administrator sistem | [nama & kontak admin β lengkapi sebelum distribusi] |
| Cara memperbarui | Perbarui screenshot dengan npm run docs:screenshots, lalu rakit ulang manual dengan npm run docs:manual. |