YAYASAN PENDIDIKAN CONTOH
Dokumen Resmi Β· Panduan Pengguna

Manual Penggunaan
Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source

Sistem Informasi Keuangan & Akuntansi
Yayasan Pendidikan Contoh β€” SD & SMP SAS
Versi 1.0
2026-10-23

Daftar Isi

Bagian A β€” Pendahuluan

Bagian ini memperkenalkan Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source: untuk apa sistem ini, siapa saja penggunanya, cara masuk pertama kali, dan konsep dasar yang perlu dipahami setiap pengguna sebelum mulai bekerja. Tidak diperlukan latar belakang akuntansi untuk membaca bagian ini.

A.1 Tentang Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source

Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source (Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi) adalah aplikasi web untuk mengelola pembukuan Yayasan Pendidikan Contoh beserta unit-unit di bawahnya secara terpusat, rapi, dan dapat diaudit. Sistem mencatat setiap transaksi keuangan, menjaga agar pembukuan selalu seimbang, dan menghasilkan laporan keuangan sesuai standar yang berlaku untuk entitas nirlaba.

Cakupan unit

SAS membukukan tiga unit kerja sekaligus dan menyajikannya secara terpisah maupun gabungan (konsolidasi):

Di pojok kanan atas layar, Anda dapat memilih melihat data satu unit tertentu atau Konsolidasi β€” semua unit. Saat konsolidasi, transaksi antar-unit otomatis saling menghapus (eliminasi) agar tidak terjadi penghitungan ganda.

Prinsip utama sistem

Manual ini mendokumentasikan fitur yang sudah tersedia di sistem. Fitur yang direncanakan namun belum dibangun disebut terpisah pada bagian Pengembangan selanjutnya.

A.2 Peran dan Hak Akses

Setiap pengguna memiliki satu peran yang menentukan menu dan tindakan yang boleh dilakukannya. Pembagian peran ini menegakkan prinsip persetujuan berjenjang β€” misalnya, orang yang membuat jurnal umumnya bukan orang yang menyetujuinya.

Matriks berikut merangkum kewenangan tiap peran. Tanda ● berarti berwenang.

KEWENANGANAdminStaf AkuntansiKasirBendaharaKepala UnitPengurus Yayasan
Input jurnal / kas●●●●··
Setujui & posting jurnal●··●·●
Rekonsiliasi bank●●·●··
Kelola siswa & tagihan●●·●··
Catat pembayaran SPP●●●●··
Proses CKPN & amortisasi●●·●··
Susun anggaran RKAT●●·●··
Sahkan anggaran RKAT●····●
Potong & setor pajak●●·●··
Kelola master data & COA●●····
Kunci / buka periode●··●·●
Tutup buku tahunan●··●·●
Backup database●·····
Lihat semua laporan & dashboard●●●●●●
Lihat jejak audit●····●

● = berwenang. Sumber: konfigurasi computePerms() & requireRole() di kode.

Tabel A.1 β€” Matriks peran Γ— kewenangan.

A.3 Memulai

Masuk ke sistem (login)

  1. Buka alamat SAS di peramban (mis. https://sas.sekolah.example).
  2. Masukkan email dan kata sandi yang diberikan Administrator.
  3. Klik Masuk. Bila benar, Anda diarahkan ke Dashboard.
Halaman login
Gambar A.1 β€” Halaman masuk Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source.
Jika muncul pesan "Email atau kata sandi salah", periksa kembali penulisan email. Setelah beberapa kali gagal dan Anda lupa sandi, hubungi Administrator untuk pengaturan ulang.

Mengenal tata letak

Setelah masuk, layar terbagi menjadi tiga bagian utama. Nomor pada gambar merujuk penjelasan di bawahnya.

Dashboard beranotasi
Gambar A.2 β€” Dashboard eksekutif dan elemen navigasi utama.
  1. Menu samping (sidebar) β€” seluruh modul, dikelompokkan menjadi Transaksi, Pelaporan, dan Pengaturan. Menu yang tampil menyesuaikan peran Anda.
  2. Pemilih unit β€” berpindah antara satu unit dan tampilan Konsolidasi β€” semua unit.
  3. Ganti Sandi β€” mengubah kata sandi Anda sendiri (lihat di bawah).
  4. Kartu ringkasan & panel β€” angka kunci keuangan, termasuk kartu Menunggu Persetujuan yang menjadi pusat kerja para penyetuju.

Mengganti kata sandi

  1. Klik tombol Ganti Sandi di kanan atas.
  2. Isi kata sandi lama, lalu kata sandi baru (minimal 8 karakter) dan ulangi.
  3. Klik Simpan. Gunakan kata sandi baru pada login berikutnya.
Dialog ganti sandi
Gambar A.3 β€” Dialog ganti kata sandi.
Ganti kata sandi awal dari Administrator segera setelah login pertama, dan gunakan kata sandi yang unik untuk akun SAS Anda.

A.4 Konsep Penting untuk Semua Pengguna

Status dokumen

Setiap jurnal/transaksi memiliki status yang menunjukkan posisinya dalam alur persetujuan:

Draft Menunggu Diposting Dibalik Ditolak

Mengapa jurnal yang sudah diposting tidak bisa diedit

Demi integritas dan keperluan audit, jurnal berstatus Diposting bersifat permanen β€” tidak dapat diubah atau dihapus. Bila terjadi kesalahan, koreksi dilakukan dengan membuat jurnal balik (reversal): sistem otomatis membentuk jurnal kebalikannya sehingga efek jurnal keliru ternetralkan, lalu Anda membuat jurnal yang benar. Dengan cara ini, riwayat asli tetap terlihat dan jejak koreksi terdokumentasi.

Tidak bisa dibatalkan diam-diam. Menghapus atau mengubah angka jurnal terposting tidak tersedia β€” ini disengaja. Selalu gunakan jurnal balik untuk koreksi. (Lihat prosedur di B.2.)

Kunci periode

Pembukuan dibagi per periode bulanan. Setelah sebuah periode direkonsiliasi dan ditutup, periode itu dikunci: tidak ada lagi jurnal yang boleh masuk ke tanggal dalam periode tersebut. Ini menjaga agar laporan yang sudah difinalisasi tidak berubah di kemudian hari. Jika Anda mencoba memposting ke periode terkunci, sistem menolaknya.

Membuka kembali periode/tahun yang sudah ditutup hanya dapat dilakukan peran tertentu (Bendahara/Pengurus/Admin) dan tercatat di jejak audit. Lihat B.8 dan C.8.

Bagian B β€” Prosedur Penggunaan per Modul

Bagian ini memandu tugas sehari-hari langkah demi langkah. Setiap prosedur mengikuti format seragam: Tujuan β†’ Pelaku β†’ Prasyarat β†’ Langkah β†’ Hasil β†’ Kesalahan umum. Bagian ini dapat diikuti tanpa pendampingan, bahkan oleh pengguna baru.

B.1 Master Data

Master Data adalah data acuan yang dipakai seluruh modul: Bagan Akun, Unit, Periode, dan Pengguna. Menu ini umumnya dikelola Administrator/Staf Akuntansi. Buka melalui Pengaturan β†’ Master Data, lalu pilih tab yang sesuai.

Prosedur B.1.1 β€” Menambah akun pada Bagan Akun (COA)

TujuanMenambah akun baru ke daftar akun.
PelakuAdmin / Staf Akuntansi.
PrasyaratMengetahui kode, tipe, dan saldo normal akun.
  1. Buka tab Bagan Akun. Daftar akun tampil berjenjang beserta saldo normal (D/K).
  2. Klik + Tambah akun.
  3. Isi kode, nama, pilih tipe (aset, liabilitas, aset neto, pendapatan, beban), saldo normal, dan induk akun bila ada.
  4. Klik Simpan.
Bagan akun
Gambar B1.1 β€” Bagan Akun (Chart of Accounts).
Hasil: Akun baru muncul di daftar dan siap dipakai pada jurnal (jika ditandai dapat diposting).
Kesalahan umum: kode akun ganda ditolak. Akun "induk" (header) sebaiknya tidak dapat diposting β€” jadikan hanya akun paling rinci yang dapat diposting.

Prosedur B.1.2 β€” Membuka atau mengunci periode

TujuanMengizinkan/menghentikan posting pada suatu bulan.
PelakuAdmin / Bendahara / Pengurus.
PrasyaratRekonsiliasi bulan tersebut selesai (untuk mengunci).
  1. Buka tab Periode. Setiap bulan menampilkan status terbuka/terkunci.
  2. Klik tombol kunci/buka pada baris bulan yang dituju.
  3. Konfirmasikan. Periode terkunci menolak jurnal baru bertanggal di dalamnya.
Periode
Gambar B1.2 β€” Pengelolaan periode akuntansi.
Unit, pengguna, dan penetapan peran dikelola di tab Unit dan Pengguna dengan pola yang sama (Tambah β†’ isi β†’ Simpan). Pada tab Pengguna, Administrator menetapkan email, peran, dan unit penempatan.

B.2 Jurnal Umum

Jurnal Umum adalah inti pembukuan. Alur bakunya: Draft β†’ Ajukan β†’ Setujui β†’ Diposting, dengan koreksi hanya melalui jurnal balik.

Prosedur B.2.1 β€” Membuat dan mengajukan jurnal

TujuanMencatat transaksi berpasangan yang seimbang.
PelakuStaf Akuntansi / Kasir / Bendahara / Admin.
PrasyaratPeriode terbuka; akun tersedia di COA.
  1. Buka Jurnal Umum β†’ + Buat jurnal.
  2. Isi tanggal, unit, dan deskripsi transaksi.
  3. Tambahkan baris: pilih akun, unit, lalu isi nominal pada kolom Debit atau Kredit. Tambah baris sesuai kebutuhan.
  4. Pastikan total Debit = total Kredit (indikator seimbang di bawah tabel).
  5. Klik Ajukan persetujuan. Nomor jurnal otomatis diberikan saat diajukan.
Form jurnal
Gambar B2.1 β€” Formulir pembuatan jurnal.
Hasil: Jurnal berstatus Menunggu, menunggu persetujuan. Saldo belum berubah.
Kesalahan umum: tombol Ajukan nonaktif berarti jurnal belum seimbang β€” periksa selisih Debit/Kredit. Menyimpan sebagai draft dulu juga diperbolehkan bila data belum lengkap.

Prosedur B.2.2 β€” Menyetujui atau menolak (Bendahara)

TujuanMemvalidasi lalu memposting jurnal.
PelakuBendahara / Pengurus / Admin.
PrasyaratAda jurnal berstatus Menunggu.
  1. Buka Jurnal Umum, klik baris berstatus Menunggu.
  2. Periksa akun dan nominal pada bukti jurnal.
  3. Klik Setujui & posting untuk memposting, atau Tolak disertai alasan.
Approval bendahara
Gambar B2.2 β€” Tampilan persetujuan: tombol Setujui (1) dan Tolak (2).
Hasil: Jurnal menjadi Diposting dan memengaruhi saldo. Jika ditolak, kembali dapat diperbaiki pembuatnya.
Bila jurnal beban melampaui pagu anggaran (RKAT), sistem memperingatkan. Penyetuju dapat tetap menyetujui dengan konfirmasi melampaui pagu (lihat B.5).

Prosedur B.2.3 β€” Koreksi melalui jurnal balik & cetak voucher

TujuanMengoreksi jurnal terposting yang keliru.
PelakuBendahara / Pengurus / Admin.
PrasyaratJurnal sudah Diposting; periode masih terbuka.
  1. Buka detail jurnal terposting yang keliru.
  2. Klik Buat jurnal balik. Sistem membentuk jurnal kebalikannya dan mempostingnya.
  3. Buat jurnal baru yang benar (Prosedur B.2.1).
  4. Untuk arsip, klik Cetak voucher guna mencetak bukti jurnal yang rapi.
Voucher jurnal
Gambar B2.3 β€” Voucher jurnal siap cetak.
Kesalahan umum: mencari tombol "Edit/Hapus" pada jurnal terposting β€” tidak ada, memang disengaja. Selalu gunakan jurnal balik.

B.3 Kas & Bank

Modul ini untuk mencatat penerimaan/pengeluaran kas dan merekonsiliasi mutasi bank. Kasir dapat mencatat kas tanpa memahami debit/kredit β€” cukup memilih kategori.

Prosedur B.3.1 β€” Mencatat penerimaan kas (Kasir)

TujuanMencatat uang masuk ke kas/bank.
PelakuKasir / Staf Akuntansi / Bendahara.
PrasyaratRekening & kategori sudah disiapkan admin.
  1. Buka Kas & Bank β†’ Penerimaan kas.
  2. Pilih rekening tujuan, tanggal, dan kategori penerimaan (mis. "Pendapatan pendaftaran").
  3. Isi jumlah dan catatan, lalu Simpan.
Penerimaan kas
Gambar B3.1 β€” Formulir penerimaan kas (tampilan Kasir).
Hasil: Sistem membentuk jurnal berstatus Menunggu untuk disetujui Bendahara. Kasir tidak perlu menentukan akun β€” kategori sudah memetakannya.
Kesalahan umum: memilih kategori yang salah. Bila ragu, konsultasikan pemetaan kategori→akun ke Staf Akuntansi. Pengeluaran kas mengikuti langkah serupa pada tab Pengeluaran kas.

Prosedur B.3.2 β€” Rekonsiliasi bank dari CSV mutasi

TujuanMencocokkan catatan sistem dengan mutasi bank.
PelakuStaf Akuntansi / Bendahara / Admin.
PrasyaratFile CSV mutasi dari internet banking.
  1. Buka Kas & Bank β†’ Rekonsiliasi bank, pilih rekening.
  2. Unggah CSV mutasi. Petakan kolom (tanggal, keterangan, debit/kredit) sesuai format bank Anda.
  3. Klik Cocokkan otomatis β€” sistem memasangkan mutasi dengan transaksi bernominal sama dan tanggal Β±3 hari.
  4. Cocokkan sisanya secara manual; selesaikan selisih bila ada.
Rekonsiliasi bank
Gambar B3.2 β€” Rekonsiliasi bank & impor CSV.
Kesalahan umum: impor gagal karena pemetaan kolom keliru atau format tanggal berbeda. Periksa kembali kolom mana yang berisi tanggal dan nominal.

B.4 Piutang Siswa (SPP)

Mengelola tagihan SPP: data siswa, penerbitan tagihan massal, pembayaran, umur piutang (aging) & CKPN, serta pengakuan pendapatan bulanan.

Prosedur B.4.1 β€” Menambah & mengimpor siswa

TujuanMendata siswa penerima tagihan.
PelakuAdmin / Staf Akuntansi.
PrasyaratUntuk impor: file CSV berisi kolom nim, nama, unit.
  1. Buka Piutang SPP β†’ Siswa.
  2. Untuk satu siswa: + Tambah siswa, isi data, Simpan.
  3. Untuk banyak sekaligus: klik Impor CSV, unduh templat bila perlu, pilih berkas, tinjau pratinjau, lalu Simpan.
Impor siswa CSV
Gambar B4.1 β€” Impor siswa dari CSV dengan pratinjau.
Hasil: Ringkasan impor menampilkan jumlah berhasil dan dilewati (mis. NIS/NISN duplikat atau unit tak dikenal) beserta alasannya.

Prosedur B.4.2 β€” Menerbitkan tagihan SPP massal

TujuanMembuat tagihan satu semester untuk banyak siswa.
PelakuAdmin / Staf Akuntansi / Bendahara.
PrasyaratData siswa sudah ada.
  1. Buka tab Generate tagihan massal.
  2. Isi semester, nominal, tanggal, jatuh tempo, dan tenor amortisasi.
  3. Pilih siswa sasaran (per unit/angkatan), lalu Terbitkan.
Generate tagihan
Gambar B4.2 β€” Penerbitan tagihan SPP massal.
Hasil: Untuk tiap siswa terbentuk jurnal (D) Piutang SPP / (K) Pendapatan Diterima di Muka. Siswa yang sudah punya tagihan pada semester sama dilewati otomatis.

Prosedur B.4.3 β€” Mencatat pembayaran (lunas atau cicilan)

TujuanMencatat pembayaran SPP siswa.
PelakuAdmin / Staf / Kasir / Bendahara.
PrasyaratTagihan sudah terbit.
  1. Buka tab Daftar tagihan. Cari tagihan siswa.
  2. Klik Catat bayar pada baris tagihan.
  3. Isi jumlah (boleh sebagian untuk cicilan), rekening penerima, tanggal, metode. Klik Simpan.
Catat pembayaran
Gambar B4.3 β€” Mencatat pembayaran/cicilan SPP.
Kesalahan umum: mencatat pembayaran SPP lewat modul Kas (kategori umum) alih-alih di sini. Selalu catat pembayaran SPP melalui tombol Catat bayar agar buku besar Piutang tetap sinkron dengan rincian tagihan. (Lihat FAQ di D.4.)

Prosedur B.4.4 β€” Mencatat keringanan / beasiswa

TujuanMengurangi tagihan SPP tanpa kas (potongan/diskon atau beasiswa).
PelakuAdmin / Staf Akuntansi / Bendahara.
PrasyaratTagihan masih bersisa.
  1. Buka tab Daftar tagihan, klik Keringanan pada baris tagihan.
  2. Pilih jenis: Potongan/diskon (kebijakan harga) atau Beasiswa.
  3. Isi jumlah (sebagian untuk parsial, atau seluruh sisa untuk penuh), tanggal, dan keterangan. Klik Simpan.
Hasil: sisa tagihan berkurang & jurnal terbentuk otomatis β€” Potongan: (D) Potongan SPP 4150 / (K) Piutang (pendapatan neto turun); Beasiswa: (D) Beban Beasiswa 5350 / (K) Piutang (pendapatan tetap bruto). Aging, CKPN, dan buku besar tetap konsisten.
Keringanan/beasiswa
Gambar B4.6 β€” Mencatat keringanan / beasiswa SPP.
Beasiswa parsial menutup sebagian sisa (siswa membayar selebihnya); penuh menutup seluruh sisa. Perlakuan akuntansi lengkap di C.9.

Prosedur B.4.5 β€” Membaca aging & memproses CKPN

TujuanMenilai umur piutang dan cadangan kerugian.
PelakuStaf Akuntansi / Bendahara.
PrasyaratAda piutang beredar.
  1. Buka tab Aging & CKPN. Piutang dikelompokkan per bucket umur dengan tarif cadangan yang dapat dikonfigurasi.
  2. Sesuaikan tarif per bucket bila kebijakan berubah.
  3. Klik Buat draft CKPN. Sistem membuat jurnal penyesuaian (D) Beban CKPN / (K) CKPN berstatus draft untuk ditinjau.
Aging & CKPN
Gambar B4.4 β€” Umur piutang & perhitungan CKPN.

Prosedur B.4.6 β€” Menjalankan pengakuan pendapatan bulanan

TujuanMengamortisasi pendapatan diterima di muka (PSAK 72).
PelakuAdmin / Staf / Bendahara.
PrasyaratAda tagihan bertenor amortisasi.
  1. Buka tab Pengakuan pendapatan, pilih tahun dan bulan.
  2. Tinjau pratinjau jumlah yang akan diakui.
  3. Klik Jalankan. Sistem memindahkan porsi bulan tersebut dari Pendapatan Diterima di Muka ke Pendapatan SPP.
Pengakuan pendapatan
Gambar B4.5 β€” Pengakuan pendapatan bulanan (amortisasi).
Proses bulan yang sama tidak dapat dijalankan dua kali (dicegah sistem), sehingga aman diulang.

B.5 Anggaran (RKAT)

RKAT menetapkan pagu belanja per unit dengan alur Draft β†’ Diajukan β†’ Disahkan. Setelah disahkan, pagu ditegakkan pada posting beban.

Prosedur B.5.1 β€” Menyusun, mengajukan, mengesahkan RKAT

TujuanMenetapkan anggaran belanja unit.
PelakuSusun: Staf/Bendahara. Sahkan: Pengurus Yayasan.
PrasyaratPilih satu unit (bukan konsolidasi).
  1. Buka Anggaran (RKAT), pilih unit dan tahun di kanan atas.
  2. Saat status Draft: isi pagu tiap pos beban, lalu Ajukan RKAT.
  3. Pengurus Yayasan membuka halaman yang sama dan klik Sahkan RKAT.
Realisasi anggaran
Gambar B5.1 β€” Laporan realisasi vs anggaran (pagu, realisasi, sisa, %).
Hasil: Batang persentase menandai pos yang waspada (β‰₯80%) dengan warna emas dan yang melampaui pagu dengan merah. Posting beban yang melampaui pagu RKAT yang telah disahkan akan diblokir (kecuali penyetuju meng-override).

B.6 Laporan Keuangan

SAS menyajikan empat laporan ISAK 35. Buka Laporan Keuangan, pilih jenis laporan, rentang tanggal, dan unit (atau Konsolidasi).

Prosedur B.6.1 β€” Menghasilkan & mengekspor laporan

TujuanMenyajikan laporan keuangan resmi.
PelakuSemua peran (lihat); umumnya Staf/Bendahara/Pengurus.
PrasyaratJurnal periode terkait sudah diposting.
  1. Pilih jenis: Posisi Keuangan, Penghasilan Komprehensif, Perubahan Aset Neto, atau Arus Kas.
  2. Atur periode dan pilih unit atau Konsolidasi β€” semua unit.
  3. Klik Export PDF (cetak) atau Export Excel sesuai kebutuhan.
Laporan posisi keuangan
Gambar B6.1 β€” Laporan Posisi Keuangan (konsolidasi).
Pada mode konsolidasi, jika akun antar-unit belum nol sempurna, muncul peringatan eliminasi beserta selisihnya. Telusuri via Buku Besar akun antar-unit (lihat C.4).

B.7 Dashboard dan Jejak Audit

Dashboard merangkum kondisi keuangan; Jejak Audit menelusuri setiap perubahan.

Membaca dashboard

Kartu atas menampilkan Total Aset, Kas & Bank, Aset Neto, Surplus/Defisit YTD, Piutang Beredar (dengan CKPN), Serapan Anggaran, Siswa Aktif, dan jumlah dokumen Menunggu Persetujuan. Di bawahnya: kinerja per unit, umur piutang, tren penerimaan 12 bulan, dan status eliminasi antar-unit. Lihat Gambar A.2.

Menelusuri jejak audit

  1. Buka Jejak Audit.
  2. Saring berdasarkan entitas atau aksi, atau ketik kata kunci lalu Enter.
  3. Baca siapa melakukan apa dan kapan.
Jejak audit
Gambar B7.1 β€” Jejak audit dengan penyaring & pencarian.

B.8 Rutinitas Periodik (Checklist)

Harian β€” Kasir

Bulanan β€” Staf Akuntansi

Tahunan β€” Bendahara/Pengurus

Tutup buku
Gambar B8.1 β€” Tutup buku tahunan (Administrasi).

Bagian C β€” Prosedur dan Perlakuan Akuntansi

Bagian ini ditujukan untuk Staf Akuntansi dan auditor. Ditulis lebih teknis, memuat kebijakan akuntansi ringkas dan contoh jurnal berangka. Setiap sub-bab ditutup kotak "Di SAS" yang menghubungkan perlakuan ke fitur konkret di aplikasi.

C.1 Kebijakan Akuntansi Ringkas

C.2 Pengakuan Pendapatan SPP (PSAK 72)

SPP diterima di muka untuk masa manfaat satu semester, sehingga tidak langsung diakui sebagai pendapatan. Pendapatan diakui bertahap (amortisasi) selama tenor. Contoh: SPP Rp 12.000.000, tenor 6 bulan.

1) Penerbitan tagihan

AkunDebitKredit
(D) 1131 Piutang SPP Siswa12.000.000
(K) 2120 Pendapatan Diterima di Muka β€” SPP12.000.000
Total12.000.00012.000.000

2) Penerimaan pembayaran

AkunDebitKredit
(D) 1121 Bank12.000.000
(K) 1131 Piutang SPP Siswa12.000.000
Total12.000.00012.000.000

3) Amortisasi bulanan (Rp 12.000.000 Γ· 6 = Rp 2.000.000/bulan)

AkunDebitKredit
(D) 2120 Pendapatan Diterima di Muka β€” SPP2.000.000
(K) 4100 Pendapatan SPP2.000.000
Total2.000.0002.000.000
Di SAS Jurnal (1) terbentuk otomatis saat Generate tagihan massal (B.4.2); jurnal (2) saat Catat bayar (B.4.3); jurnal (3) saat menjalankan Pengakuan pendapatan bulanan (B.4.5). Semua di modul Piutang SPP.

C.3 CKPN Piutang Siswa (PSAK 71)

Cadangan Kerugian Penurunan Nilai (CKPN) memperkirakan piutang yang berpotensi tak tertagih, dihitung per bucket umur dengan tarif kebijakan:

Bucket umurTarifContoh saldoCKPN
Belum jatuh tempo0%18.000.0000
1–30 hari5%16.500.000825.000
31–60 hari10%21.000.0002.100.000
61–90 hari25%15.000.0003.750.000
> 90 hari50%49.500.00024.750.000
Total120.000.00031.425.000

Jurnal penyesuaian (menaikkan cadangan ke saldo yang ditargetkan):

AkunDebitKredit
(D) 5800 Beban CKPN31.425.000
(K) 1139 CKPN Piutang SPP (kontra-aset)31.425.000
Total31.425.00031.425.000
Di SAS Buka Piutang SPP β†’ Aging & CKPN (B.4.4). Tarif tiap bucket dapat dikonfigurasi. Tombol Buat draft CKPN menghasilkan jurnal di atas berstatus draft β€” ditinjau dan diajukan seperti jurnal biasa. Direview setidaknya setiap akhir bulan/triwulan.

C.4 Transaksi Antar-Unit

Dipakai saat satu unit menanggung/meminjamkan dana untuk unit lain. Kedua sisi dicatat dengan akun antar-unit. Contoh: Yayasan menalangi honor guru SD Rp 30.000.000.

Di sisi Yayasan (pemberi)

AkunDebitKredit
(D) 1140 Piutang Antar-Unit30.000.000
(K) 1122 Bank30.000.000
Total30.000.00030.000.000

Di sisi SD (penerima)

AkunDebitKredit
(D) 5300 Honor Guru Luar Biasa30.000.000
(K) 2150 Utang Antar-Unit30.000.000
Total30.000.00030.000.000

Saat konsolidasi, Piutang Antar-Unit (Rp 30.000.000) dan Utang Antar-Unit (Rp 30.000.000) saling menghapus menjadi nol β€” sehingga tidak membesarkan aset dan liabilitas gabungan secara semu.

Di SAS Gunakan akun bertanda antar-unit (1140 / 2150). Dashboard menampilkan status eliminasi; jika saldo konsolidasi belum nol, telusuri via Buku Besar akun antar-unit untuk menemukan pasangan yang belum klop.

C.5 Sumbangan/Hibah Terikat

Hibah dengan syarat penggunaan dicatat sebagai aset neto dengan pembatasan. Contoh: hibah beasiswa terikat Rp 75.000.000.

Penerimaan hibah terikat

AkunDebitKredit
(D) 1123 Bank75.000.000
(K) 4300 Hibah/Sumbangan Terikat dengan pembatasan75.000.000
Total75.000.00075.000.000

Pelepasan pembatasan (saat syarat terpenuhi, mis. beasiswa disalurkan)

AkunDebitKredit
(D) Aset Neto Dengan Pembatasan β€” pelepasan75.000.000
(K) Aset Neto Tanpa Pembatasan β€” pelepasan75.000.000
Total75.000.00075.000.000
Di SAS Penerimaan dapat dicatat via Kas & Bank dengan kategori "Hibah/sumbangan terikat", atau via Jurnal Umum. Pelepasan pembatasan dicatat sebagai jurnal reklasifikasi di Jurnal Umum. Efeknya tampak pada Laporan Perubahan Aset Neto (kolom tanpa/dengan pembatasan).

C.6 Beban Gaji, PPh 21 & BPJS

Pembayaran gaji melibatkan potongan yang menjadi utang kepada pihak ketiga. Contoh: gaji Rp 85.000.000, PPh 21 Rp 1.700.000, BPJS (bagian pegawai) Rp 3.000.000.

AkunDebitKredit
(D) 5100 Beban Gaji & Tunjangan85.000.000
(K) 2130 Utang PPh 211.700.000
(K) 2140 Utang BPJS3.000.000
(K) 1121 Bank (dibayarkan neto)80.300.000
Total85.000.00085.000.000

Utang PPh 21 kemudian disetor ke kas negara (mengurangi utang dan bank). Untuk honorarium bukan pegawai tetap, pemotongan PPh 21 dilakukan melalui modul Pajak.

Di SAS Jurnal gaji penuh dicatat via Jurnal Umum. Pemotongan & penyetoran PPh 21/23 honorarium dikelola di modul Pajak (PPh) β€” pemotongan, rekap masa, dan setor (menghasilkan jurnal otomatis).

C.7 Penyusutan & Imbalan Pascakerja (PSAK 24)

Penyusutan aset tetap (berkala)

AkunDebitKredit
(D) 5700 Beban Penyusutan18.000.000
(K) 1290 Akumulasi Penyusutan (kontra-aset)18.000.000
Total18.000.00018.000.000

Provisi imbalan pascakerja (PSAK 24)

AkunDebitKredit
(D) 5xxx Beban Imbalan Pascakerja10.000.000
(K) 2210 Provisi Imbalan Pascakerja10.000.000
Total10.000.00010.000.000
Di SAS Keduanya dicatat sebagai jurnal berkala melalui Jurnal Umum (akun 5700/1290 dan 2210 telah tersedia di COA). Belum ada modul aset tetap/penyusutan khusus β€” lihat Pengembangan selanjutnya.

C.8 Tutup Buku Tahunan

Pada akhir tahun, akun nominal (pendapatan & beban) ditutup ke aset neto sehingga saldo awal tahun berikutnya nol. Secara ringkas, surplus/defisit tiap unit dipindahkan:

AkunDebitKredit
(D) 4xxx Seluruh Pendapatanxxx
(K) 5xxx Seluruh Bebanxxx
(K) 3100/3200 Aset Neto (surplus)selisih
Totalxxxxxx

Pendapatan/beban dengan pembatasan ditutup ke Aset Neto Dengan Pembatasan; sisanya ke Aset Neto Tanpa Pembatasan.

Di SAS Buka Administrasi β†’ Tutup Buku Tahunan (B.8). Sistem membentuk jurnal penutup otomatis per unit, mengunci periode tahun tersebut. Tutup buku dapat dibatalkan (membalik jurnal penutup & membuka periode) oleh peran berwenang bila diperlukan, dan seluruhnya tercatat di jejak audit.
Perubahan aset neto
Gambar C.1 β€” Laporan Perubahan Aset Neto (tanpa/dengan pembatasan).

C.9 Keringanan & Beasiswa SPP

SPP dapat berbeda antar siswa karena potongan (kebijakan harga) atau beasiswa (parsial/penuh, didanai yayasan/sekolah maupun donor). Prinsipnya: tagih bruto, lalu catat keringanan sebagai transaksi tersendiri lewat modul Piutang β€” sehingga jumlah potongan/beasiswa terlihat di laporan dan buku besar Piutang tetap cocok dengan rincian tagihan. Contoh SPP bruto Rp 12.000.000.

Potongan / diskon (kebijakan harga) β€” kontra-pendapatan

AkunDebitKredit
(D) 4150 Potongan / Keringanan SPP2.000.000
(K) 1131 Piutang SPP Siswa2.000.000
Total2.000.0002.000.000

4150 adalah kontra-pendapatan (saldo debit) sehingga mengurangi Pendapatan SPP β†’ pendapatan neto = bruto βˆ’ potongan.

Beasiswa (didanai yayasan/sekolah) β€” beban

AkunDebitKredit
(D) 5350 Beban Beasiswa5.000.000
(K) 1131 Piutang SPP Siswa5.000.000
Total5.000.0005.000.000

Pendapatan SPP tetap diakui penuh (bruto) lewat amortisasi; beasiswa tampil sebagai beban terpisah β€” transparan berapa yayasan menyubsidi. Siswa membayar sisa (parsial) atau nol (penuh). Beasiswa dari donor eksternal memakai jurnal yang sama (Beban Beasiswa), dengan penerimaan hibah & pelepasan pembatasan dicatat terpisah (lihat C.5).

Di SAS Buka Piutang SPP β†’ Daftar tagihan β†’ Keringanan (B.4.4), pilih jenis Potongan atau Beasiswa. Sistem memposting jurnal di atas dan mencatat keringanan sehingga sisa tagihan, aging, CKPN, dan buku besar Piutang tetap konsisten. Untuk SPP beda-beda per siswa, terbitkan tagihan per individu atau generate per prodi/angkatan dengan nominal masing-masing.

Bagian D β€” Lampiran

D.1 Bagan Akun Lengkap

Daftar seluruh akun (Chart of Accounts) yang aktif di sistem. Tabel ini digenerate otomatis dari basis data sehingga selalu mencerminkan kondisi terbaru.

KODENAMA AKUNTIPESALDO NORMALDAPAT DIPOSTINGSIFAT
1000ASETaset D β€” β€”
1100Aset Lancaraset D β€” β€”
1110Kasaset D β€” β€”
1111Kas Besaraset D Ya β€”
1112Kas Kecilaset D Ya β€”
1120Bankaset D β€” β€”
1121Bank Mandiri β€” SPP SDaset D Ya β€”
1122Bank BSI β€” Operasional Yayasanaset D Ya β€”
1123Bank BNI β€” SMPaset D Ya β€”
1124Rekening BOSaset D Ya β€”
1130Piutangaset D β€” β€”
1131Piutang SPP Siswaaset D Ya β€”
1139CKPN Piutang SPPaset K Ya kontra
1140Piutang Antar-Unitaset D Ya antar-unit
1200Aset Tetapaset D β€” β€”
1210Tanahaset D Ya β€”
1220Gedung & Bangunanaset D Ya β€”
1230Peralatan & Mesinaset D Ya β€”
1290Akumulasi Penyusutanaset K Ya kontra
2000LIABILITASliabilitas K β€” β€”
2100Liabilitas Jangka Pendekliabilitas K β€” β€”
2110Utang Usahaliabilitas K Ya β€”
2120Pendapatan Diterima di Muka β€” SPPliabilitas K Ya β€”
2130Utang PPh 21liabilitas K Ya β€”
2135Utang PPh 23liabilitas K Ya β€”
2140Utang BPJSliabilitas K Ya β€”
2150Utang Antar-Unitliabilitas K Ya antar-unit
2200Liabilitas Jangka Panjangliabilitas K β€” β€”
2210Provisi Imbalan Pascakerjaliabilitas K Ya β€”
3000ASET NETOaset_neto K β€” β€”
3100Aset Neto Tanpa Pembatasanaset_neto K Ya neto:tanpa
3200Aset Neto Dengan Pembatasanaset_neto K Ya neto:dengan
3300Surplus (Defisit) Tahun Berjalanaset_neto K Ya neto:tanpa
4000PENDAPATANpendapatan K β€” β€”
4100Pendapatan SPPpendapatan K Ya β€”
4150Potongan / Keringanan SPPpendapatan D Ya kontra
4200Pendapatan Pendaftaranpendapatan K Ya β€”
4210Pendapatan Uang Pangkal / Gedungpendapatan K Ya neto:tanpa
4300Hibah / Sumbangan Terikatpendapatan K Ya neto:dengan
4310Pendapatan Bantuan Operasional Sekolah (BOS)pendapatan K Ya neto:dengan
4400Sumbangan Tidak Terikatpendapatan K Ya neto:tanpa
4900Pendapatan Lain-lainpendapatan K Ya β€”
5000BEBANbeban D β€” β€”
5100Beban Gaji & Tunjanganbeban D Ya β€”
5200Beban BPJSbeban D Ya β€”
5300Honor Guru Luar Biasabeban D Ya β€”
5350Beban Beasiswabeban D Ya β€”
5400Beban Operasionalbeban D Ya β€”
5410Belanja Buku & Bahan Ajarbeban D Ya β€”
5420Belanja Kegiatan Pembelajaranbeban D Ya β€”
5500Beban Listrik, Air & Internetbeban D Ya β€”
5600Beban Pemeliharaanbeban D Ya β€”
5700Beban Penyusutanbeban D Ya β€”
5800Beban CKPNbeban D Ya β€”
5900Beban Akreditasibeban D Ya β€”

Dihasilkan otomatis dari basis data β€” 55 akun. Perbarui dengan npm run docs:manual.

D.2 Matriks Peran & Kewenangan

Rangkuman kewenangan tiap peran, digenerate dari konfigurasi sistem.

KEWENANGANAdminStaf AkuntansiKasirBendaharaKepala UnitPengurus Yayasan
Input jurnal / kas●●●●··
Setujui & posting jurnal●··●·●
Rekonsiliasi bank●●·●··
Kelola siswa & tagihan●●·●··
Catat pembayaran SPP●●●●··
Proses CKPN & amortisasi●●·●··
Susun anggaran RKAT●●·●··
Sahkan anggaran RKAT●····●
Potong & setor pajak●●·●··
Kelola master data & COA●●····
Kunci / buka periode●··●·●
Tutup buku tahunan●··●·●
Backup database●·····
Lihat semua laporan & dashboard●●●●●●
Lihat jejak audit●····●

● = berwenang. Sumber: konfigurasi computePerms() & requireRole() di kode.

D.3 Glosarium

Aset neto
Kekayaan bersih entitas nirlaba (setara "ekuitas"), dipilah menjadi tanpa pembatasan dan dengan pembatasan dari pemberi dana.
Double-entry (berpasangan)
Prinsip bahwa setiap transaksi dicatat pada dua sisi (debit dan kredit) dengan jumlah sama.
Saldo normal
Sisi (Debit/Kredit) tempat suatu akun bertambah. Aset & beban normal Debit; liabilitas, aset neto, & pendapatan normal Kredit.
Jurnal balik (reversal)
Jurnal kebalikan untuk menetralkan jurnal terposting yang keliru β€” cara satu-satunya mengoreksi tanpa mengubah riwayat.
Periode terkunci
Bulan pembukuan yang telah ditutup dan tidak menerima jurnal baru.
Konsolidasi
Penggabungan laporan seluruh unit menjadi satu, setelah transaksi antar-unit dieliminasi.
Eliminasi antar-unit
Penghapusan saldo yang timbul dari transaksi antar-unit (mis. Piutang vs Utang Antar-Unit) agar tidak dihitung ganda saat konsolidasi.
Pendapatan diterima di muka
Kas/tagihan yang diterima untuk jasa yang belum diberikan (mis. SPP satu semester); liabilitas yang diakui menjadi pendapatan bertahap.
Amortisasi pendapatan
Pengakuan pendapatan secara bertahap selama masa manfaat (PSAK 72).
Aging (umur piutang)
Pengelompokan piutang menurut lama tunggakan sejak jatuh tempo.
CKPN
Cadangan Kerugian Penurunan Nilai β€” estimasi piutang tak tertagih (PSAK 71), disajikan sebagai kontra-aset.
Kontra-akun
Akun yang mengurangi akun lain (mis. Akumulasi Penyusutan mengurangi Aset Tetap; CKPN mengurangi Piutang).
RKAT
Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan β€” pagu belanja per unit.
Pagu
Batas anggaran suatu pos belanja.
ISAK 35
Standar penyajian laporan keuangan entitas berorientasi nonlaba.

D.4 FAQ & Pemecahan Masalah

Saya lupa kata sandi. Bagaimana?
Belum ada pemulihan sandi mandiri. Hubungi Administrator untuk menyetel ulang kata sandi akun Anda, lalu ganti sendiri via Ganti Sandi (A.3).
Tombol "Ajukan" nonaktif β€” jurnal tidak bisa diajukan.
Jurnal belum seimbang. Pastikan total Debit = total Kredit. Periksa baris yang nominalnya salah kolom atau kosong.
Saya salah memilih unit, tetapi jurnal sudah diposting.
Jurnal terposting tidak dapat diedit. Buat jurnal balik (B.2.3) untuk menetralkannya, lalu buat jurnal baru dengan unit yang benar.
Impor siswa CSV gagal atau banyak baris dilewati.
Periksa ringkasan impor: penyebab umum adalah NIS/NISN duplikat, kolom unit tak dikenal (gunakan kode YYS/SD/SMP), atau kolom wajib kosong. Unduh templat CSV dari dialog impor sebagai acuan.
Laporan konsolidasi menampilkan peringatan eliminasi.
Saldo akun antar-unit belum nol β€” biasanya karena pasangan jurnal di salah satu unit belum dibuat/diposting. Telusuri Buku Besar akun 1140/2150 untuk menemukan selisihnya (lihat C.4).
Angka dashboard tidak sama dengan laporan keuangan.
Dashboard menampilkan posisi tahun berjalan per hari ini, sedangkan laporan mengikuti rentang tanggal yang Anda pilih. Samakan periode, dan pastikan tidak ada jurnal yang masih berstatus Draft/Menunggu (belum memengaruhi saldo).
Saya tidak bisa memposting ke bulan lalu.
Periode tersebut kemungkinan sudah terkunci. Minta peran berwenang membuka periode (B.1.2), atau catat transaksi pada periode berjalan bila sesuai kebijakan.
Pembayaran SPP tidak mengurangi piutang di laporan aging.
Pembayaran SPP harus dicatat lewat Catat bayar di modul Piutang (B.4.3), bukan sebagai penerimaan kas umum. Bila terlanjur lewat Kas, buku besar Piutang akan berbeda dari rincian tagihan β€” koreksi dengan jurnal balik lalu catat ulang di modul Piutang.
Tombol "Setujui" tidak muncul di jurnal.
Persetujuan hanya tersedia bagi peran penyetuju (Bendahara/Pengurus/Admin) dan hanya untuk jurnal berstatus Menunggu. Jurnal Draft harus diajukan dulu.
Beberapa menu tidak tampil di sisi saya.
Menu menyesuaikan peran (lihat matriks D.2). Jika Anda memerlukan akses tambahan, hubungi Administrator.
Posting beban ditolak karena melampaui pagu.
Pos beban telah melewati anggaran RKAT yang disahkan. Penyetuju dapat meng-override dengan konfirmasi, atau anggaran direvisi lebih dulu (B.5).
Angka CKPN belum muncul di laporan.
Jurnal CKPN yang baru dibuat berstatus draft. Ia baru memengaruhi laporan setelah diajukan dan disetujui (diposting).
Pendapatan SPP tidak bertambah padahal sudah ada tagihan.
SPP diakui bertahap. Jalankan Pengakuan pendapatan bulanan (B.4.5) agar porsi bulan itu berpindah dari Pendapatan Diterima di Muka ke Pendapatan SPP.
Bagaimana membatalkan tutup buku?
Pada Administrasi β†’ Tutup Buku Tahunan, gunakan Batalkan tutup buku. Sistem membalik jurnal penutup dan membuka kembali periode. Tindakan tercatat di audit.
Voucher tidak bisa dicetak / jendela tidak muncul.
Voucher terbuka di jendela baru. Bila peramban memblokir pop-up, izinkan pop-up untuk situs SAS lalu klik Cetak voucher lagi.
Di mana letak backup, dan bagaimana memulihkannya?
Backup otomatis (harian dan saat sistem start) tersimpan di folder data/backups di server, disimpan hingga 30 hari. Pemulihan dilakukan Administrator di server. Buat backup manual kapan saja di Administrasi β†’ Backup Database.
File Excel hasil ekspor tampil berantakan.
Berkas berformat spreadsheet HTML. Buka dengan Excel/LibreOffice (bukan editor teks). Bila muncul peringatan format, pilih tetap buka.

D.5 Pengembangan Selanjutnya

Fitur berikut belum tersedia dan direncanakan pada pengembangan berikutnya:

D.6 Informasi Versi & Kontak

DokumenManual Penggunaan Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source
Versi dokumen1.0
AplikasiSistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source β€” Sistem Informasi Keuangan & Akuntansi
UntukYayasan Pendidikan Contoh (SD & SMP SAS)
Administrator sistem[nama & kontak admin β€” lengkapi sebelum distribusi]
Cara memperbaruiPerbarui screenshot dengan npm run docs:screenshots, lalu rakit ulang manual dengan npm run docs:manual.
Manual ini menyertakan data contoh untuk ilustrasi. Angka pada screenshot merupakan data demo, bukan data keuangan sebenarnya.