Bagian A — Pendahuluan

Bagian ini memperkenalkan Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source: untuk apa sistem ini, siapa saja penggunanya, cara masuk pertama kali, dan konsep dasar yang perlu dipahami setiap pengguna sebelum mulai bekerja. Tidak diperlukan latar belakang akuntansi untuk membaca bagian ini.

A.1 Tentang Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source

Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source (Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi) adalah aplikasi web untuk mengelola pembukuan Yayasan Pendidikan Contoh beserta unit-unit di bawahnya secara terpusat, rapi, dan dapat diaudit. Sistem mencatat setiap transaksi keuangan, menjaga agar pembukuan selalu seimbang, dan menghasilkan laporan keuangan sesuai standar yang berlaku untuk entitas nirlaba.

Cakupan unit

SAS membukukan tiga unit kerja sekaligus dan menyajikannya secara terpisah maupun gabungan (konsolidasi):

• Yayasan Pusat — entitas induk yang menaungi dan mendanai unit.
• SD SAS — perguruan tinggi (segmen/unit kerja).
• SMP SAS — perguruan tinggi (segmen/unit kerja).

Di pojok kanan atas layar, Anda dapat memilih melihat data satu unit tertentu atau Konsolidasi — semua unit. Saat konsolidasi, transaksi antar-unit otomatis saling menghapus (eliminasi) agar tidak terjadi penghitungan ganda.

Prinsip utama sistem

• Berpasangan (double-entry). Setiap jurnal harus seimbang: total sisi Debit sama dengan total sisi Kredit. Sistem menolak jurnal yang tidak seimbang.
• Multi-unit dengan eliminasi. Setiap baris jurnal wajib menyebut unit. Akun antar-unit (mis. Piutang/Utang Antar-Unit) dieliminasi saat konsolidasi.
• Persetujuan berjenjang. Transaksi dibuat oleh satu peran, lalu disetujui peran lain sebelum benar-benar memengaruhi saldo.
• Jejak audit. Setiap tindakan penting (buat, ajukan, setujui, tolak, balik, login, ganti sandi) dicatat lengkap dengan pelaku dan waktunya.
• Sesuai ISAK 35. Laporan keuangan disajikan untuk entitas nirlaba, dengan klasifikasi aset neto tanpa/dengan pembatasan.

A.2 Peran dan Hak Akses

Setiap pengguna memiliki satu peran yang menentukan menu dan tindakan yang boleh dilakukannya. Pembagian peran ini menegakkan prinsip persetujuan berjenjang — misalnya, orang yang membuat jurnal umumnya bukan orang yang menyetujuinya.

• Administrator — mengelola data acuan (bagan akun, unit, periode, pengguna), backup, dan seluruh fungsi sistem.
• Staf Akuntansi — pencatat utama: jurnal, kas, piutang, pajak, anggaran.
• Kasir — mencatat penerimaan dan pengeluaran kas harian tanpa perlu memahami debit/kredit.
• Bendahara — menyetujui jurnal & transaksi kas, rekonsiliasi, dan proses bulanan.
• Kepala Unit — memantau laporan dan kinerja unitnya.
• Pengurus Yayasan — mengesahkan anggaran (RKAT), menyetujui, dan memantau seluruh yayasan.

Matriks berikut merangkum kewenangan tiap peran. Tanda ● berarti berwenang.

Tabel A.1 — Matriks peran × kewenangan.

A.3 Memulai

Masuk ke sistem (login)

1. Buka alamat SAS di peramban (mis. https://sas.sekolah.example).
2. Masukkan email dan kata sandi yang diberikan Administrator.
3. Klik Masuk. Bila benar, Anda diarahkan ke Dashboard.

Gambar A.1 — Halaman masuk Sistem Akuntansi Sekolah (SAS) Open Source.

Mengenal tata letak

Setelah masuk, layar terbagi menjadi tiga bagian utama. Nomor pada gambar merujuk penjelasan di bawahnya.

Gambar A.2 — Dashboard eksekutif dan elemen navigasi utama.

1. Menu samping (sidebar) — seluruh modul, dikelompokkan menjadi Transaksi, Pelaporan, dan Pengaturan. Menu yang tampil menyesuaikan peran Anda.
2. Pemilih unit — berpindah antara satu unit dan tampilan Konsolidasi — semua unit.
3. Ganti Sandi — mengubah kata sandi Anda sendiri (lihat di bawah).
4. Kartu ringkasan & panel — angka kunci keuangan, termasuk kartu Menunggu Persetujuan yang menjadi pusat kerja para penyetuju.

Mengganti kata sandi

1. Klik tombol Ganti Sandi di kanan atas.
2. Isi kata sandi lama, lalu kata sandi baru (minimal 8 karakter) dan ulangi.
3. Klik Simpan. Gunakan kata sandi baru pada login berikutnya.

Gambar A.3 — Dialog ganti kata sandi.

A.4 Konsep Penting untuk Semua Pengguna

Status dokumen

Setiap jurnal/transaksi memiliki status yang menunjukkan posisinya dalam alur persetujuan:

• Draft — masih disusun; boleh diubah atau dihapus; belum memengaruhi saldo.
• Menunggu Persetujuan — sudah diajukan; menunggu keputusan penyetuju; belum memengaruhi saldo.
• Diposting — sudah disetujui dan memengaruhi saldo. Bersifat final.
• Dibalik — jurnal terposting yang dikoreksi melalui jurnal balik.
• Ditolak — pengajuan yang tidak disetujui, disertai alasan.

Mengapa jurnal yang sudah diposting tidak bisa diedit

Demi integritas dan keperluan audit, jurnal berstatus Diposting bersifat permanen — tidak dapat diubah atau dihapus. Bila terjadi kesalahan, koreksi dilakukan dengan membuat jurnal balik (reversal): sistem otomatis membentuk jurnal kebalikannya sehingga efek jurnal keliru ternetralkan, lalu Anda membuat jurnal yang benar. Dengan cara ini, riwayat asli tetap terlihat dan jejak koreksi terdokumentasi.

Kunci periode

Pembukuan dibagi per periode bulanan. Setelah sebuah periode direkonsiliasi dan ditutup, periode itu dikunci: tidak ada lagi jurnal yang boleh masuk ke tanggal dalam periode tersebut. Ini menjaga agar laporan yang sudah difinalisasi tidak berubah di kemudian hari. Jika Anda mencoba memposting ke periode terkunci, sistem menolaknya.