Bagian B — Prosedur Penggunaan per Modul
Bagian ini memandu tugas sehari-hari langkah demi langkah. Setiap prosedur
mengikuti format seragam: Tujuan → Pelaku → Prasyarat → Langkah → Hasil → Kesalahan
umum. Bagian ini dapat diikuti tanpa pendampingan, bahkan oleh pengguna baru.
B.1 Master Data
Master Data adalah data acuan yang dipakai seluruh modul: Bagan Akun, Unit,
Periode, dan Pengguna. Menu ini umumnya dikelola Administrator/Staf Akuntansi.
Buka melalui Pengaturan → Master Data, lalu pilih tab yang sesuai.
Prosedur B.1.1 — Menambah akun pada Bagan Akun (COA)
- Buka tab Bagan Akun. Daftar akun tampil berjenjang beserta saldo normal (D/K).
- Klik + Tambah akun.
- Isi kode, nama, pilih tipe (aset, liabilitas, aset neto, pendapatan,
beban), saldo normal, dan induk akun bila ada.
- Klik Simpan.
Hasil: Akun baru muncul di daftar dan siap dipakai pada jurnal
(jika ditandai dapat diposting).
Kesalahan umum: kode akun ganda ditolak. Akun "induk"
(header) sebaiknya tidak dapat diposting — jadikan hanya akun paling rinci yang
dapat diposting.
Prosedur B.1.2 — Membuka atau mengunci periode
- Buka tab Periode. Setiap bulan menampilkan status terbuka/terkunci.
- Klik tombol kunci/buka pada baris bulan yang dituju.
- Konfirmasikan. Periode terkunci menolak jurnal baru bertanggal di dalamnya.
Unit, pengguna, dan penetapan peran dikelola di tab Unit dan
Pengguna dengan pola yang sama (Tambah → isi → Simpan). Pada tab Pengguna,
Administrator menetapkan email, peran, dan unit penempatan.
B.2 Jurnal Umum
Jurnal Umum adalah inti pembukuan. Alur bakunya: Draft → Ajukan → Setujui →
Diposting, dengan koreksi hanya melalui jurnal balik.
Prosedur B.2.1 — Membuat dan mengajukan jurnal
- Buka Jurnal Umum → + Buat jurnal.
- Isi tanggal, unit, dan deskripsi transaksi.
- Tambahkan baris: pilih akun, unit, lalu isi nominal pada kolom Debit
atau Kredit. Tambah baris sesuai kebutuhan.
- Pastikan total Debit = total Kredit (indikator seimbang di bawah tabel).
- Klik Ajukan persetujuan. Nomor jurnal otomatis diberikan saat diajukan.
Hasil: Jurnal berstatus Menunggu,
menunggu persetujuan. Saldo belum berubah.
Kesalahan umum: tombol Ajukan nonaktif berarti jurnal
belum seimbang — periksa selisih Debit/Kredit. Menyimpan sebagai draft dulu juga
diperbolehkan bila data belum lengkap.
Prosedur B.2.2 — Menyetujui atau menolak (Bendahara)
- Buka Jurnal Umum, klik baris berstatus Menunggu.
- Periksa akun dan nominal pada bukti jurnal.
- Klik Setujui & posting untuk memposting, atau Tolak disertai alasan.
Hasil: Jurnal menjadi Diposting
dan memengaruhi saldo. Jika ditolak, kembali dapat diperbaiki pembuatnya.
Bila jurnal beban melampaui pagu anggaran (RKAT), sistem
memperingatkan. Penyetuju dapat tetap menyetujui dengan konfirmasi melampaui pagu
(lihat B.5).
Prosedur B.2.3 — Koreksi melalui jurnal balik & cetak voucher
- Buka detail jurnal terposting yang keliru.
- Klik Buat jurnal balik. Sistem membentuk jurnal kebalikannya dan mempostingnya.
- Buat jurnal baru yang benar (Prosedur B.2.1).
- Untuk arsip, klik Cetak voucher guna mencetak bukti jurnal yang rapi.
Kesalahan umum: mencari tombol "Edit/Hapus" pada jurnal
terposting — tidak ada, memang disengaja. Selalu gunakan jurnal balik.
B.3 Kas & Bank
Modul ini untuk mencatat penerimaan/pengeluaran kas dan merekonsiliasi mutasi bank.
Kasir dapat mencatat kas tanpa memahami debit/kredit — cukup memilih kategori.
Prosedur B.3.1 — Mencatat penerimaan kas (Kasir)
- Buka Kas & Bank → Penerimaan kas.
- Pilih rekening tujuan, tanggal, dan kategori penerimaan
(mis. "Pendapatan pendaftaran").
- Isi jumlah dan catatan, lalu Simpan.
Hasil: Sistem membentuk jurnal berstatus Menunggu untuk
disetujui Bendahara. Kasir tidak perlu menentukan akun — kategori sudah memetakannya.
Kesalahan umum: memilih kategori yang salah. Bila ragu,
konsultasikan pemetaan kategori→akun ke Staf Akuntansi. Pengeluaran kas mengikuti
langkah serupa pada tab Pengeluaran kas.
Prosedur B.3.2 — Rekonsiliasi bank dari CSV mutasi
- Buka Kas & Bank → Rekonsiliasi bank, pilih rekening.
- Unggah CSV mutasi. Petakan kolom (tanggal, keterangan, debit/kredit) sesuai
format bank Anda.
- Klik Cocokkan otomatis — sistem memasangkan mutasi dengan transaksi bernominal
sama dan tanggal ±3 hari.
- Cocokkan sisanya secara manual; selesaikan selisih bila ada.
Kesalahan umum: impor gagal karena pemetaan kolom keliru
atau format tanggal berbeda. Periksa kembali kolom mana yang berisi tanggal dan nominal.
B.4 Piutang Siswa (SPP)
Mengelola tagihan SPP: data siswa, penerbitan tagihan massal, pembayaran,
umur piutang (aging) & CKPN, serta pengakuan pendapatan bulanan.
Prosedur B.4.1 — Menambah & mengimpor siswa
- Buka Piutang SPP → Siswa.
- Untuk satu siswa: + Tambah siswa, isi data, Simpan.
- Untuk banyak sekaligus: klik Impor CSV, unduh templat bila perlu, pilih berkas,
tinjau pratinjau, lalu Simpan.
Hasil: Ringkasan impor menampilkan jumlah berhasil dan
dilewati (mis. NIS/NISN duplikat atau unit tak dikenal) beserta alasannya.
Prosedur B.4.2 — Menerbitkan tagihan SPP massal
- Buka tab Generate tagihan massal.
- Isi semester, nominal, tanggal, jatuh tempo, dan tenor amortisasi.
- Pilih siswa sasaran (per unit/angkatan), lalu Terbitkan.
Hasil: Untuk tiap siswa terbentuk jurnal
(D) Piutang SPP / (K) Pendapatan Diterima di Muka. Siswa yang
sudah punya tagihan pada semester sama dilewati otomatis.
Prosedur B.4.3 — Mencatat pembayaran (lunas atau cicilan)
- Buka tab Daftar tagihan. Cari tagihan siswa.
- Klik Catat bayar pada baris tagihan.
- Isi jumlah (boleh sebagian untuk cicilan), rekening penerima, tanggal, metode.
Klik Simpan.
Kesalahan umum: mencatat pembayaran SPP lewat modul Kas
(kategori umum) alih-alih di sini. Selalu catat pembayaran SPP melalui tombol
Catat bayar agar buku besar Piutang tetap sinkron dengan rincian tagihan. (Lihat
FAQ di D.4.)
Prosedur B.4.4 — Mencatat keringanan / beasiswa
- Buka tab Daftar tagihan, klik Keringanan pada baris tagihan.
- Pilih jenis: Potongan/diskon (kebijakan harga) atau Beasiswa.
- Isi jumlah (sebagian untuk parsial, atau seluruh sisa untuk penuh), tanggal,
dan keterangan. Klik Simpan.
Hasil: sisa tagihan berkurang & jurnal terbentuk otomatis —
Potongan: (D) Potongan SPP 4150 / (K) Piutang (pendapatan
neto turun); Beasiswa: (D) Beban Beasiswa 5350 / (K) Piutang
(pendapatan tetap bruto). Aging, CKPN, dan buku besar tetap konsisten.
Beasiswa parsial menutup sebagian sisa (siswa membayar
selebihnya); penuh menutup seluruh sisa. Perlakuan akuntansi lengkap di C.9.
Prosedur B.4.5 — Membaca aging & memproses CKPN
- Buka tab Aging & CKPN. Piutang dikelompokkan per bucket umur dengan
tarif cadangan yang dapat dikonfigurasi.
- Sesuaikan tarif per bucket bila kebijakan berubah.
- Klik Buat draft CKPN. Sistem membuat jurnal penyesuaian
(D) Beban CKPN / (K) CKPN berstatus draft untuk ditinjau.
Prosedur B.4.6 — Menjalankan pengakuan pendapatan bulanan
- Buka tab Pengakuan pendapatan, pilih tahun dan bulan.
- Tinjau pratinjau jumlah yang akan diakui.
- Klik Jalankan. Sistem memindahkan porsi bulan tersebut dari
Pendapatan Diterima di Muka ke Pendapatan SPP.
Proses bulan yang sama tidak dapat dijalankan dua kali (dicegah
sistem), sehingga aman diulang.
B.5 Anggaran (RKAT)
RKAT menetapkan pagu belanja per unit dengan alur Draft → Diajukan → Disahkan.
Setelah disahkan, pagu ditegakkan pada posting beban.
Prosedur B.5.1 — Menyusun, mengajukan, mengesahkan RKAT
- Buka Anggaran (RKAT), pilih unit dan tahun di kanan atas.
- Saat status Draft: isi pagu tiap pos beban, lalu Ajukan RKAT.
- Pengurus Yayasan membuka halaman yang sama dan klik Sahkan RKAT.
Hasil: Batang persentase menandai pos yang waspada (≥80%)
dengan warna emas dan yang melampaui pagu dengan merah. Posting beban yang
melampaui pagu RKAT yang telah disahkan akan diblokir (kecuali penyetuju meng-override).
B.6 Laporan Keuangan
SAS menyajikan empat laporan ISAK 35. Buka Laporan Keuangan, pilih jenis
laporan, rentang tanggal, dan unit (atau Konsolidasi).
Prosedur B.6.1 — Menghasilkan & mengekspor laporan
- Pilih jenis: Posisi Keuangan, Penghasilan Komprehensif,
Perubahan Aset Neto, atau Arus Kas.
- Atur periode dan pilih unit atau Konsolidasi — semua unit.
- Klik Export PDF (cetak) atau Export Excel sesuai kebutuhan.
Pada mode konsolidasi, jika akun antar-unit belum nol sempurna,
muncul peringatan eliminasi beserta selisihnya. Telusuri via Buku Besar akun
antar-unit (lihat C.4).
B.7 Dashboard dan Jejak Audit
Dashboard merangkum kondisi keuangan; Jejak Audit menelusuri setiap perubahan.
Membaca dashboard
Kartu atas menampilkan Total Aset, Kas & Bank, Aset Neto, Surplus/Defisit YTD,
Piutang Beredar (dengan CKPN), Serapan Anggaran, Siswa Aktif, dan jumlah dokumen
Menunggu Persetujuan. Di bawahnya: kinerja per unit, umur piutang, tren penerimaan 12
bulan, dan status eliminasi antar-unit. Lihat Gambar A.2.
Menelusuri jejak audit
- Buka Jejak Audit.
- Saring berdasarkan entitas atau aksi, atau ketik kata kunci lalu Enter.
- Baca siapa melakukan apa dan kapan.
B.8 Rutinitas Periodik (Checklist)
Harian — Kasir
- Catat seluruh penerimaan & pengeluaran kas hari itu (B.3.1).
- Pastikan tidak ada transaksi tertunda di akhir hari.
- Serahkan bukti fisik ke Bendahara untuk persetujuan.
Bulanan — Staf Akuntansi
- Rekonsiliasi seluruh rekening bank (B.3.2).
- Jalankan pengakuan pendapatan SPP bulan berjalan (B.4.5).
- Tinjau aging dan buat draft CKPN bila perlu (B.4.4).
- Pastikan seluruh jurnal disetujui, lalu kunci periode (B.1.2).
- Hasilkan laporan bulanan (B.6.1) untuk pimpinan.
Tahunan — Bendahara/Pengurus
- Pastikan seluruh periode tahun berjalan terkunci.
- Jalankan tutup buku tahunan (memindahkan surplus/defisit ke aset neto) —
lihat C.8.
- Pastikan backup terbaru tersedia (tab Backup Database).
